Zapytanie ofertowe nr 1/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2026
Stowarzyszenie „Pomorskie w Unii Europejskiej” zaprasza do złożenia oferty na przygotowanie, realizację, promocję oraz pełnienie funkcji kuratora wystawy w ramach projektu Circular Creative Cities „Kreatywne miasta o obiegu zamkniętym – promowanie transformacji na obieg zamknięty na poziomie lokalnym poprzez zaangażowanie sektorów kultury i przemysłów kreatywnych” (“CCC – Creative Circular Cities – Promoting circular economy at the local level by involving the Culture & Creative Sector and Industry”) dofinansowanego ze środków Programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027.

1. ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie „Pomorskie w Unii Europejskiej”, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk,
NIP: 583-288-14-04, reprezentowane przez Mieczysława Struka – Przewodniczącego Zarządu, oraz Rafała Rolkę – Pełnomocnika Zarządu.

2. WYKONAWCA:
Wykonawca złoży ofertę i zawrze z Zamawiającym Umowę w sprawie wykonania zamówienia.

3. TERMIN REALIZACJI :
od podpisania umowy – 30.06.2026

4. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowe przygotowanie, realizacja. promocja wystawy na temat transformacji cyrkularnej z włączeniem w proces sektora przemysłów kreatywnych i kultury oraz mieszkańców miast Regionu Morza Bałtyckiego, realizowaną w ramach projektu Creative Circular Cities dofinansowanego ze środków programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027, w tym koordynacja wszystkich działań, mających na celu opracowanie koncepcji merytorycznej i technicznej oraz scenariusza wystawy, zaprojektowanie i wykonanie ekspozycji, zapewnienie opieki kuratorskiej w trakcie trwania wystawy oraz jej demontaż.
Wystawa ma charakter czasowy i wpisuje się w cele projektu Creative Circular Cities dofinansowanego ze środków programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027: wzmacnianie i promowanie gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ) w Regionie Morza Bałtyckiego z wykorzystaniem potencjału sektora kultury i przemysłów kreatywnych (CCSI), zaangażowaniem miast i zwiększaniem partycypacji mieszkańców we współtworzenie rozwiązań GOZ, zwiększanie możliwości współpracy samorządów lokalnych z sektorem CCSI w tym procesie.
Miejsce realizacji: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny w Gdyni, Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Planowana powierzchnia ekspozycyjna: ok. 70 m²
Okres trwania wystawy: 20-28.06.2026 r. – podczas i w ramach festiwalu Gdynia Design Days 2026, organizowanego w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym w Gdyni, Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia.

5. ZAKRES:
*Zaprojektowanie wystawy
Wykonawca stworzy wystawę: opracuje koncepcję kuratorską obejmującą temat, narrację, cel wystawy, przygotuje scenariusz merytoryczny, dobierze i / lub wyprodukuje obiekty, opracuje opisy w języku polskim i angielskim, aranżację przestrzeni i projekt graficzny ekspozycji oraz będzie konsultował kwestie merytoryczne z Zamawiającym i przedkładał do jego akceptacji.
Temat wystawy musi być związany z głównym tematem projektu Creative Circular Cities dofinansowanego ze środków programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027
Temat, obiekty i aranżacja wystawy muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
W miarę możliwości zastosowane zostaną materiały nadające się do recyklingu lub ponownego użycia.
W miarę możliwości zaprojektowana wystawa jako całość, poszczególne obiekty i ekspozytory lub ich elementy będą mogły zostać ponownie wykorzystane.
Identyfikacja wizualna wystawy musi zawierać znaki projektu Creative Circular Cities, programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 i logo Stowarzyszenia “Pomorskie w Unii Europejskiej”.

*Promocja
Wykonawca opracuje planu promocji wystawy z uwzględnieniem liczby i częstotliwości postów w mediach społecznościowych (Facebook i Instagram) Zamawiającego oraz Gdynia Design Days (GDD). Dostarczy grafiki w formacie JPEG na potrzeby komunikowania Wystawy na stronie internetowej GDD.
Wykonawca opracuje materiały do promocji wystawy: tekst kuratorski w jęz. polskim i angielskim, bio w języku polskim i angielskim + zdjęcia, materiały do publikacji z social mediach – posty Instagram i Facebook, materiały drukowane i na strony internetowe festiwalu Gdynia Design Days i stron partnerów projektu.

*Produkcja/realizacja wystawy
Wykonawca będzie pełnił rolę kuratora, który koordynuje produkcję i zbudowanie wystawy o powierzchni do 70 m² w tym wykonanie i montaż elementów (ściany, gabloty, nośniki) oraz tworzy opis wystawy, przygotowuje materiały drukowane oraz do publikacji online, aranżuje przestrzeń wystawy – układ oraz ścieżkę zwiedzania, a Zamawiający akceptuje plan aranżacji.
Wykonawca zobowiązany jest do:
zakupu i transportu materiałów niezbędnych do produkcji wystawy,
transportu i instalacji oraz demontażu (po zakończeniu) wystawy,
wynajęcia specjalistycznych pracowni umożliwiających produkcję obiektów, jeżeli będzie to konieczne,
wykupienia ubezpieczenia OC na okres od montażu po demontaż wystawy.
Wykonawca przygotuje i poprowadzi oprowadzanie kuratorskie.

6. TERMINY dot. NAJWAŻNIEJSZYCH ETAPÓW WSPÓŁPRACY:

16.04.2026 r. – ogłoszenie zapytania ofertowego
26.04.2026 r., godz. 23:59 – termin składania ofert
27.04.2026 r. – wyłonienie wykonawcy
do 30.04.2026 r. – podpisanie umowy z Zamawiającym
do 11.05.2026 r. – etap 1 – koncepcja wystawy
do 13.05.2026 r. – etap 2 – promocja wystawy
do 20.05.2026 r. – etap 3 – projektowanie wystawy
do 14.06.2026 r. – etap 4 – produkcja wystawy
15-28.06.2026 r. – etap 5 – realizacja wystawy (w tym jej prezentacja dla publiczności 20-28.06.2026 r.)
do 30.06.2026 r. – etap 6 – demontaż wystawy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów wskazanych poniżej, w tym na prośbę i po uzgodnieniu z wyłonionym wykonawcą. O ewentualnych zmianach terminów poinformuje mailowo. Poniższe terminy stanowią najważniejsze etapy współpracy. Szczegółowy harmonogram współpracy zostanie ustalony po wyłonieniu Wykonawcy, przed podpisaniem Umowy.

7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:
posiadają wiedzę i udokumentowane doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia,
dysponują odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do realizacji zamówienia.
Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
dane identyfikujące oferenta (nazwę i adres, nr KRS lub NIP),
opis doświadczenia w realizacji podobnych usług – portfolio, ewentualnie referencje,
opis merytoryczny i techniczny koncepcji wykonania zamówienia nawiązujący do opisu przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem aspektów środowiskowych,
łączną wartość oferty netto/brutto, z wyszczególnieniem poszczególnych kategorii kosztów.
W ramach postępowania wyklucza się możliwość udzielenia zamówienia podmiotom i osobom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

8. TERMIN I SPOSÓB PRZEKAZANIA OFERTY PRZEZ WYKONAWCĘ:
Ofertę należy złożyć do dnia 26.04.2026 r. do godziny 23:59 drogą mailową na adres spue@pomorskieregion.eu.

9. KRYTERIA OCENY OFERT:
Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o kryterium najniższej łącznej ceny netto, aspekt środowiskowy oraz udokumentowane doświadczenie Wykonawcy – przesłane portfolio zawierające opis realizacji, zakres prac oraz dokumentację fotograficzną.
Po wyborze oferty Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający poinformuje go o wyłonieniu jego oferty, najpóźniej do 27.04.2026 r. do godz. 15:00.
Ocena ofert zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria:
Cena – 60% (maks. 60 pkt)
Ocena będzie dokonywana na podstawie łącznej ceny netto za realizację przedmiotu zamówienia. Najtańsza oferta uzyska maksymalną liczbę 60 punktów; oferty droższe proporcjonalnie mniej punktów.
Aspekt środowiskowy – możliwość ponownego wykorzystania wystawy i jej elementów – 10% (maks. 10 pkt)
Ocenie podlegać będzie deklarowana oraz opisana w ofercie możliwość ponownego wykorzystania (w całości lub części) wystawy i jej elementów, w szczególności:
konstrukcji,
ekspozytorów,
modułów wystawienniczych,
systemów montażowych,
materiałów użytych do produkcji.
c) Doświadczenie Wykonawcy – 10% (maks. 10 pkt)
Ocenie podlegać będzie udokumentowane dotychczasowe doświadczenie przy realizacji podobnych wystaw, ewentualnie referencje od dotychczasowych zleceniodawców.
d) Jakość merytoryczna wystawy – 20% (maks. 20 pkt)
Ocenie podlegać będzie koncepcja merytoryczna wystawy, w szczególności sposób przedstawienia zagadnienia gospodarki o obiegu zamkniętym (cyrkularności) w kontekście:
wyzwań miejskich,
rozwiązań projektowych,
zaangażowania społecznego,
sektora kultury i przemysłów kreatywnych.
Preferowane będą koncepcje, które pokazują praktyczne zastosowanie cyrkularności poprzez konkretne przykłady, wdrożenia lub rozwiązania projektowe.

Oferent będzie mógł uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

10. WARUNKI PŁATNOŚCI:
Rozliczenie między Zamawiającym i Wykonawcą zostanie przeprowadzone w złotych polskich.
Rozliczenie między Zamawiającym i Wykonawcą zostanie podzielone na trzy etapy na podstawie wystawionych i przekazanych przez Zamawiającego rachunków lub faktur na adres spue@pomorskieregion.eu albo poprzez system KSeF:
Etap 1: Zaliczka na rozpoczęcie – płatna po zakończeniu etapu I – uzgodnieniu koncepcji przez Zamawiającego i Wykonawcę – 40%
Etap 2: Płatność po zakończeniu etapu III – produkcji – 30%.
Etap 3: Płatność końcowa – płatna po zamknięciu i demontażu wystawy – 30%.
Płatność na konto wykonawcy nastąpi przelewem w terminie 7 dni od daty otrzymania rachunku lub faktury.

11. WARUNKI ZMIANY UMOWY:
Istotne zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Pytania dot. niniejszego zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: spue@pomorskieregion.eu

Załączniki:
Załącznik nr 1 Harmonogram prac