ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/2026

ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie „Pomorskie w Unii Europejskiej”, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk,
NIP: 5832881404, KRS: 0000214552,

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest:
– przeprowadzenie procesu opracowania dokumentu dotyczącego efektywnego wdrażania działań adaptacyjnych zwiększających odporność klimatyczną Miasta Ustka, zgodnie z wytycznymi zawartymi w podręczniku „Handbook for Local Climate Change Adaptation Planning in the Baltic Sea Region” (podręcznik opracowany w ramach projektu CliMaLoc (CBSS, 2023) i zaktualizowany w ramach projektu ClimaResponse (CBSS, 2026), w oparciu o zapisy Miejskiego Planu Adaptacji do zmian klimatu dla Gminy Miasto Ustka oraz przy wykorzystaniu włączających metod angażowania wybranych interesariuszy,
– opracowanie dokumentu dotyczącego efektywnego wdrażania działań adaptacyjnych zwiększających odporność klimatyczną Miasta Ustka, zgodnie z wytycznymi zawartymi w podręczniku „Handbook for Local Climate Change Adaptation Planning in the Baltic Sea Region” oraz w oparciu o zapisy Miejskiego Planu Adaptacji do zmian klimatu dla Gminy Miasto Ustka,
– udział w spotkaniach projektowych, lokalnych i międzynarodowych, realizowanych w formule stacjonarnej i online, związanych z opracowaniem dokumentu oraz realizacją projektu ClimaResponse.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
Wymagania stawiane Wykonawcy:
1) Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:
a) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zamówienia,
b) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do realizacji zamówienia,
c) posiadają biegłą znajomość języka angielskiego.
2) Wykonawca jest odpowiedzialny za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia.
3) Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia.
4) Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z Wykonawcą.
5) Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a) dane identyfikujące oferenta (imię i nazwisko/nazwę, adres zamieszkania/siedziby, nr KRS i/lub NIP, adres poczty elektronicznej, imię i nazwisko osoby kontaktowej),
b) opis doświadczenia w realizacji podobnych usług,
c) opis koncepcji wykonania zamówienia i warunków technicznych nawiązujący do opisu przedmiotu zamówienia,
d) łączną cenę za realizację zamówienia netto/brutto, z wyszczególnieniem poszczególnych kategorii kosztów określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

TERMIN I SPOSÓB PRZEKAZANIA OFERTY PRZEZ WYKONAWCĘ:
Ofertę należy złożyć do dnia 24.07.2026 r. do godziny 23:59 drogą mailową na adres spue@pomorskieregion.eu.

KRYTERIA OCENY OFERT:
Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o: kryterium najniższej łącznej ceny brutto, wartość merytoryczną oferty oraz udokumentowane doświadczenie Wykonawcy (które może być poparte referencjami).
Ocena ofert zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria:
a) Cena – 60% (maks. 60 pkt)
Ocena będzie dokonywana na podstawie łącznej ceny brutto za realizację przedmiotu zamówienia. Najtańsza oferta uzyska maksymalną liczbę 60 punktów, oferty droższe – proporcjonalnie mniej punktów.
b) Wartość merytoryczna – 20% (maks. 20 pkt)
Ocenie podlegać będzie koncepcja merytoryczna opracowania, uwzględniająca specyfikę miasta Ustki.
c) Doświadczenie Wykonawcy – 20% (maks. 20 pkt)
Ocenie podlegać będzie dotychczasowe doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, ewentualnie referencje od dotychczasowych zleceniodawców.

Oferent będzie mógł uzyskać maksymalnie 100 pkt. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.

Po wyborze Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający poinformuje go o wyłonieniu jego oferty drogą mailową najpóźniej do 29.07.2026 r. do godz. 15:00.

WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1) Termin realizacji umowy: do 31.01.2027
Szczegółowy harmonogram współpracy zostanie ustalony po wyłonieniu Wykonawcy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wskazanego powyżej, w tym na prośbę i po uzgodnieniu z wyłonionym wykonawcą. O ewentualnych zmianach terminów Zamawiający poinformuje mailowo.
2) Warunki płatności:
a) Rozliczenie między Zamawiającym i Wykonawcą zostanie przeprowadzone w złotych polskich po zakończeniu realizacji Zamówienia.
b) Rozliczenie nastąpi w terminie do 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku, przy czym za dzień zapłaty będzie uznawany dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
c) Płatność za wykonanie zamówienia nastąpi przelewem na konto bankowe wskazane przez Wykonawcę.

WARUNKI ZMIANY UMOWY:
Istotne zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Pytania dot. niniejszego zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: spue@pomorskieregion.eu

Wyjaśnienia dotyczące Zapytania ofertowego nr 3/2026 na opracowanie dokumentu wdrożeniowego dla Miasta Ustka w ramach projektu ClimaResponse.

Udział w spotkaniach projektowych

• Przewidywana liczba spotkań lokalnych (Ustka, Gdańsk) wymagających udziału Wykonawcy poza warsztatami i konsultacjami wynikającymi bezpośrednio z opracowania dokumentu: Na chwilę obecną nie przewidujemy innych spotkań wymagających udziału Wykonawcy poza warsztatami i konsultacjami związanymi bezpośrednio z przygotowaniem dokumentu.
• Przewidywana liczba i miejsca spotkań międzynarodowych projektu ClimaResponse: Obecnie wiadomo o dwóch spotkaniach międzynarodowych w formule online bezpośrednio związanych z realizacją zadania.
• Możliwość zdalnego udziału w spotkaniach międzynarodowych: Na ten moment wszystkie planowane spotkania międzynarodowe odbywają się wyłącznie w formule online.
• Koszty podróży zagranicznych: Na obecnym etapie nie przewiduje się spotkań międzynarodowych wymagających podróży zagranicznych. Ewentualny koszt podróży zagranicznych związanych z udziałem w spotkaniach międzynarodowych  powinien zostać uwzględniony w budżecie Wykonawcy.

Zakres oczekiwanego dokumentu względem możliwości wdrożeniowych

W ramach projektu ClimaResponse nie są przewidziane środki finansowe na wdrażanie działań inwestycyjnych wskazanych w opracowywanym dokumencie. Opracowanie ma zatem charakter planistyczny i wdrożeniowy, służący przygotowaniu Miasta do realizacji działań adaptacyjnych.

W odpowiedzi na wiadomość dotyczącą zapytania ofertowego nr 3/2026 na opracowanie dokumentu wdrożeniowego dla Miasta Ustka w ramach projektu ClimaResponse przedstawiamy poniższe wyjaśnienia.

Opis przedmiotu zamówienia i dokumentacja postępowania

Zamawiający nie przygotował odrębnego Opisu Przedmiotu Zamówienia ani dodatkowej dokumentacji postępowania. Opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały zamieszczone w treści zapytania ofertowego wraz z opublikowanymi wyjaśnieniami.

Podstawowym rezultatem zamówienia będzie jeden końcowy dokument dotyczący efektywnego wdrażania działań adaptacyjnych zwiększających odporność klimatyczną Miasta Ustka. Przygotowanie dokumentu obejmuje cały proces niezbędny do jego opracowania zgodnie z wytycznymi zawartymi w podręczniku „Handbook for Local Climate Change Adaptation Planning in the Baltic Sea Region” (podręcznik opracowany w ramach projektu CliMaLoc (CBSS, 2023) i zaktualizowany w ramach projektu ClimaResponse (CBSS, 2026), w oparciu o zapisy Miejskiego Planu Adaptacji do zmian klimatu dla Gminy Miasto Ustka oraz przy wykorzystaniu włączających metod angażowania wybranych interesariuszy.

Zamawiający nie określa z góry zamkniętej liczby działań adaptacyjnych, które mają zostać ujęte w dokumencie, ani sztywnej liczby warsztatów lub konsultacji. Zakres działań, metody pracy z interesariuszami oraz liczba i formuła warsztatów lub konsultacji powinny zostać zaproponowane przez Wykonawcę w koncepcji realizacji zamówienia, stosownie do celu zamówienia, zapisów Miejskiego Planu Adaptacji oraz wytycznych podręcznika. Elementy te będą oceniane w ramach kryterium wartości merytorycznej oferty.

Cena ofertowa powinna obejmować całość prac i kosztów niezbędnych do realizacji koncepcji przedstawionej przez Wykonawcę, w tym przygotowanie dokumentu, udział w zaproponowanych warsztatach lub konsultacji.

Nakład pracy powinien zostać samodzielnie oszacowany przez Wykonawcę na podstawie zaproponowanej koncepcji realizacji zamówienia. Oferty będą porównywane jako całościowe koncepcje osiągnięcia rezultatu określonego przez Zamawiającego.

Sposób oceny ofert

Kryteria oceny ofert oraz ich wagi zostały określone w zapytaniu ofertowym w następujący sposób:

1. cena – 60% (maksymalnie 60 punktów);
2. wartość merytoryczna – 20% (maksymalnie 20 punktów), przy czym ocenie podlegać będzie koncepcja merytoryczna opracowania uwzględniająca specyfikę Miasta Ustka;
3. doświadczenie Wykonawcy – 20% (maksymalnie 20 punktów), przy czym ocenie podlegać będzie dotychczasowe doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, ewentualnie potwierdzone referencjami od dotychczasowych zleceniodawców.

Zamawiający nie określił dodatkowych podkryteriów ani bardziej szczegółowej skali punktowej w ramach kryterium wartości merytorycznej i doświadczenia Wykonawcy. Ocena zostanie przeprowadzona w granicach oraz na podstawie kryteriów opisanych w treści zapytania ofertowego

Formularz ofertowy i wykaz usług

Zamawiający nie przewidział również formularza ofertowego ani wzoru wykazu usług. Wykonawca powinien przygotować ofertę we własnym zakresie, z uwzględnieniem wymagań i informacji wskazanych w zapytaniu ofertowym.