ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/2026

Warsztaty są przeznaczone dla uczniów szkół ponadpodstawowych z Gdyni, a ich tematyka to wykorzystanie potencjału sektorów kultury i/lub kreatywnych do wspierania gospodarki o obiegu zamkniętym (GOZ).

ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie „Pomorskie w Unii Europejskiej” (SPUE), ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, KRS: 0000214552, NIP: 5832881404.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przygotowanie oraz przeprowadzenie czterech ok. 2-godzinnych warsztatów dla czterech grup po maksymalnie 25 uczniów szkół ponadpodstawowych (łącznie maksymalnie 100 uczniów), promujących gospodarkę o obiegu zamkniętym (GOZ) poprzez zaangażowanie sektorów kultury i/lub przemysłów kreatywnych, z przykładami z działalności Wykonawcy. Miejscem przeprowadzenia warsztatów będzie przestrzeń wykorzystywana przez Wykonawcę w działalności na terenie Gdyni. Celem warsztatów jest zwiększenie świadomości młodzieży na temat GOZ, z prezentacją zaangażowania podmiotów sektorów kultury i/lub kreatywnych w tworzenie innowacyjnych rozwiązań wspierających zrównoważony rozwój miast oraz roli projektowania i wytwarzania produktów w ograniczaniu ilości odpadów i efektywnym wykorzystaniu zasobów z drugiego obiegu. W programie warsztatów należy uwzględnić m.in.: omówienie idei gospodarki cyrkularnej w odniesieniu do działalności Wykonawcy, przedstawienie działalności i doświadczeń Wykonawcy w zakresie zrównoważonego rozwoju oraz GOZ, zwiedzanie pracowni, studia lub przestrzeni produkcyjnej.

WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1. Termin realizacji zamówienia: 20-23 października 2026 r. w godz. między 9:00 a 15:00 (z uwzględnieniem przerw). Dopuszcza się organizację maksymalnie 2 sesji warsztatowych w ciągu jednego dnia.
2. Rekrutację uczestników na warsztaty prowadzi Zamawiający.
3. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe obejmujące wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej.
4. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany dni lub godzin przeprowadzenia poszczególnych warsztatów w ramach okresu wskazanego w pkt 1, a także zmiany liczby sesji realizowanych w poszczególnych dniach, jeżeli będzie to uzasadnione przyczynami organizacyjnymi, w szczególności związanymi z rekrutacją uczestników lub organizacją pracy szkół. Zmiana taka zostanie uzgodniona z Wykonawcą z możliwie odpowiednim wyprzedzeniem i nie będzie stanowiła podstawy do zwiększenia wynagrodzenia, o ile nie prowadzi do zwiększenia liczby ani czasu trwania warsztatów.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
Wymagania stawiane Wykonawcy:
1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:
a. są podmiotami z sektora kultury lub przemysłów kreatywnych i prowadzą działania związane z gospodarką o obiegu zamkniętym,
b. posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonywania zamówienia, w szczególności poprzez wykazanie wykonania w ostatnich trzech latach co najmniej trzech działań edukacyjnych lub warsztatowych związanych z GOZ,
c. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do realizacji zamówienia.
2. Wykonawca jest odpowiedzialny za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia.
3. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia.
4. Wykonawca zapewni, że wszystkie osoby skierowane do prowadzenia warsztatów lub wykonywania innych czynności związanych z bezpośrednim kontaktem z małoletnimi będą spełniały wymagania określone w art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Przed dopuszczeniem tych osób do realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia wymaganej prawem weryfikacji, a na żądanie Zamawiającego – także dokumentów niezbędnych do potwierdzenia spełnienia powyższych wymagań. Wykonawca potwierdzi spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia w ofercie.
5. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z Wykonawcą.
6. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a. dane identyfikujące oferenta (nazwę i adres, nr KRS, NIP, adres poczty elektronicznej, imię i nazwisko osoby kontaktowej),
b. opis doświadczenia w realizacji działań związanych z gospodarką o obiegu zamkniętym,
c. opis koncepcji/scenariusza wykonania zamówienia i warunków technicznych nawiązujący do opisu przedmiotu zamówienia,
d. łączną cenę za realizację zamówienia netto/brutto, z wyszczególnieniem poszczególnych kategorii kosztów określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

TERMIN I SPOSÓB PRZEKAZANIA OFERTY PRZEZ WYKONAWCĘ:
1. Ofertę należy złożyć do dnia 15 września 2026 r. do godziny 12:00 drogą mailową na adres spue@pomorskieregion.eu
2. Oferta złożona po upływie terminu składania ofert nie będzie rozpatrywana.
3. Odrzuceniu podlega oferta:
a. złożona po terminie;
b. niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia lub warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym;
c. niekompletna, w szczególności niezawierająca ceny, opisu doświadczenia albo koncepcji lub scenariusza warsztatów;
d. złożona przez Wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
e. zawierająca informacje wzajemnie sprzeczne lub uniemożliwiające dokonanie jej oceny;
f. złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu ze względu na konflikt interesów.
4. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonej oferty albo uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń o charakterze formalnym, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. Złożone wyjaśnienia lub uzupełnienia nie mogą prowadzić do zmiany ceny, koncepcji lub scenariusza warsztatów ani do innej istotnej zmiany treści oferty po upływie terminu jej składania.
5. Zamawiający może poprawić w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, informując o tym Wykonawcę. Jeżeli poprawienie omyłki wpływa na cenę oferty, Wykonawca zostanie wezwany do potwierdzenia dokonanej poprawy.
6. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Zamawiający może przed upływem tego okresu zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

KRYTERIA OCENY OFERT:

1. Oferty niepodlegające odrzuceniu zostaną ocenione według następujących kryteriów:
a. cena brutto za realizację całego zamówienia – maksymalnie 60 punktów;
b. wartość merytoryczna koncepcji warsztatów – maksymalnie 40 punktów.
2. Punkty w kryterium ceny zostaną obliczone według wzoru:
liczba punktów = najniższa zaoferowana cena brutto / cena brutto badanej oferty × 60
3. W kryterium wartości merytorycznej koncepcji zostaną ocenione:
a. zgodność i kompletność programu warsztatów w odniesieniu do celów zamówienia oraz tematyki GOZ – od 0 do 15 punktów;
b. zastosowanie metod angażujących i dostosowanie sposobu prowadzenia zajęć do uczniów szkół ponadpodstawowych – od 0 do 10 punktów;
c. wykorzystanie praktycznych przykładów z działalności Wykonawcy oraz zaplanowanie zwiedzania pracowni, studia lub przestrzeni produkcyjnej – od 0 do 15 punktów;
4. W każdym podkryterium zostanie przyznana:
a. maksymalna liczba punktów – gdy koncepcja wyczerpująco, konkretnie i realnie spełnia wymagania;
b. połowa maksymalnej liczby punktów – gdy koncepcja spełnia wymagania jedynie częściowo lub opisuje je ogólnie;
c. 0 punktów – gdy koncepcja nie odnosi się do danego wymagania albo proponowane rozwiązanie jest niewykonalne.
5. Ocena merytoryczna będzie stanowiła średnią arytmetyczną ocen przyznanych przez członków Komisji, zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku.
6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów. W przypadku równej liczby punktów wyżej zostanie oceniona oferta, która uzyskała więcej punktów za koncepcję, a następnie oferta z niższą ceną.
7. Po wyborze Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający poinformuje go o akceptacji jego oferty na podany adres poczty elektronicznej, najpóźniej do 21 września 2026 r. do godz. 16:00.

WARUNKI PŁATNOŚCI:
1. Rozliczenie między Zamawiającym i Wykonawcą zostanie przeprowadzone w złotych polskich po zakończeniu realizacji Zamówienia i dokonaniu przez Zamawiającego weryfikacji zgodności realizacji Zamówienia z umową i ze złożoną ofertą.
2. Rozliczenie nastąpi w terminie do 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku, przy czym za dzień zapłaty będzie uznawany dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
3. Płatność za wykonanie zamówienia nastąpi przelewem na konto bankowe wskazane przez Wykonawcę.

KONFLIKT INTERESÓW
1. Wykonawca zobowiązany jest ujawnić w ofercie wszystkie znane mu okoliczności, które stanowią lub mogą zostać uznane za rzeczywisty albo potencjalny konflikt interesów w związku z udziałem w postępowaniu lub realizacją zamówienia.
2. Za konflikt interesów uważa się w szczególności sytuację, w której pomiędzy Wykonawcą, osobą uprawnioną do jego reprezentowania albo osobą skierowaną do realizacji zamówienia a członkiem organu Zamawiającego, pracownikiem Zamawiającego albo osobą uczestniczącą w przygotowaniu lub ocenie ofert występują powiązania osobiste, rodzinne, zawodowe, organizacyjne lub kapitałowe mogące wpływać na bezstronność albo obiektywizm postępowania.
3. Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie oświadczenie o braku konfliktu interesów albo wskazać okoliczności, które mogą taki konflikt powodować. Obowiązek poinformowania Zamawiającego o konflikcie interesów obowiązuje również po złożeniu oferty oraz przez cały okres realizacji zamówienia.
4. Zamawiający wykluczy Wykonawcę z postępowania, jeżeli stwierdzony konflikt interesów nie może zostać skutecznie usunięty w sposób zapewniający bezstronność postępowania i równe traktowanie Wykonawców.

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o zmianie zostanie opublikowana w taki sam sposób jak zapytanie ofertowe. Jeżeli zmiana będzie wymagała dodatkowego czasu na przygotowanie oferty, Zamawiający odpowiednio przedłuży termin składania ofert.

Pytania dot. niniejszego zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: spue@pomorskieregion.eu

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych przekazanych w związku z udziałem w postępowaniu jest Stowarzyszenie „Pomorskie w Unii Europejskiej” z siedzibą w Gdańsku, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, e-mail: spue@pomorskieregion.eu.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania, oceny ofert, wyboru Wykonawcy, zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia zamówienia oraz realizacji obowiązków dotyczących dokumentowania i kontroli projektu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.
3. Odbiorcami danych mogą być osoby upoważnione przez Administratora, partnerzy projektu, podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, prawne, informatyczne lub pocztowe oraz instytucje uprawnione do kontroli, audytu i rozliczenia projektu.
4. Dane będą przechowywane przez okres prowadzenia postępowania i realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, dokumentami programu i projektu oraz zasadami archiwizacji, a także do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
5. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz – w przypadkach przewidzianych prawem – usunięcia danych, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Osobie tej przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w postępowaniu, oceny oferty oraz zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić rozpatrzenie oferty.
7. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania.